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2021開店必讀! 什麼是POS? 餐廳老闆經營術公開

  1. 開店一定要買POS嗎?
  2. 到底什麼是POS?
  3. POS的歷史
  4. 銷售資訊系統的轉變
  5. POS能幫餐飲業做什麼?
開店一定要買POS嗎

一、開店一定要買POS嗎?

2020年新冠疫情衝擊台灣各產業,青年低薪及疫情影響,讓許多上班族萌生創業圓夢的想法;根據經濟部商業司的統計,2020年新登記設立的公司和2019年同期相比多了2千家,顯示新設公司不但沒有因疫情衝擊而停滯,反而因為疫情而讓更多人決定實踐創業夢。

人力銀行進一步調查發現,2020年有高達95.4%的上班族有創業夢想,創下了9年來的新高,在選擇創業的行業別上,最受歡迎的行業幾乎都與餐飲相關,包括特色小吃32.0%、咖啡茶飲30.5%、早午餐23.1%、餐廳美食19.0%,其他產業唯一擠進前五名的只有網拍代購21.2%。

這麼多的創業家投入到餐飲市場,可想而知店家老闆無不在餐點、服務、裝潢、行銷各方面,透過持續地創新來提升本身的競爭力和價值,才能在眾多店家中脫穎而出、贏得消費者青睞的目光。

也因此常聽到許多新創店家老闆在問,開餐廳一定要買POS嗎?賣吃的最重要的就是餐點好不好吃、服務評價好不好,至於收錢結帳這件事,用現金收付就可以了吧?

站在成本考量的角度,剛創業的新手老闆資金不足,依靠的都是自己工作多年的存款,或著親友贊助、青創貸款等,當然要把錢花在刀口上,能省一分是一分,所以你當然可以選擇現金收款、紙本記帳這種傳統的方式。
但是從經營管理的角度上來看,聰明的老闆們更要考慮的是工作效率和未來性,一套收銀結帳系統,可以協助店家記錄每一筆交易收入、做好帳務管理、管理庫存、找出熱銷品、了解客戶行為、發現營運上的盲點、杜絕員工舞弊、避免國稅局查帳困擾,甚至未來生意好了,想要展店、拓店開創更多機會,更多雜事需要處理,你還能用同一套紙本記帳方式管理嗎?

二、所以到底什麼是POS?

POS系統是由三個英文單字組成(Point of Sale)中文翻譯是銷售時點信息系統,主要功能在於統計商品的銷售、庫存與顧客購買行為,是餐飲和零售業經營上不可或缺的必要工具,透過系統有效提升店家的經營效率。

和一般舊式的收銀機不同,POS主要由軟體(POS系統)和硬體(POS機)組成,記錄了每一筆交易資料,例如:什麼商品?何時?由誰?賣給誰?價格?

現在的POS系統已不全然只做記錄的工作,更多的時候POS扮演是資訊整合的角色,將信用卡、行動支付、電子發票、線上點餐收單、會員、外送訂單等整合到同一個POS系統帳號中,方便管理者更全方面的了解營運狀況,適時地調整營運方向。

三、POS的歷史

收銀機

很多人都聽過或看過收銀機,現代POS系統雛型成形前,最多店家使用的就是收銀機,最主要用途就是以日記帳的方式記錄當天所有的交易,在當日店家關班前,店員會點算收銀機內的實際現金額,再與機器的日記帳總額比對,藉此作為內部管理審計的用途,通常收銀機也會列印收據給顧客,如果顧客沒有拿到收據,可向老闆投訴,進而監督不誠實的員工,保障店家的營業收入。

POS系統

1970年代隨著電腦技術成熟,開始有業者嘗試使用電腦來管理商品及帳務,也就是早期的電子收銀系統(Electronic Cash Register;ECR)。

到了1990年代,開始利用個人電腦的結構來做檔案的處理、庫存及客戶資料的管理、刷卡、驗證等。最常見到的是分離式架構,即一台個人電腦主機加上小型顯示器、印表機、錢箱及POS鍵盤等,不過也有將前述裝置包裝在一個機櫃裡的整合式機體。

2000年後因為網路連接技術的發展及相關軟硬體的成熟,POS系統不再局限於POS主機,目前市場主流是擁有觸控螢幕多功能一體機(Touch POS)甚至是各種搭載Windows、Android、iOS作業系統的桌機、筆電、平板、手機都能成為搭配POS系統軟體的硬體。

而網路的應用,也發展出時下最夯的雲端POS系統,透過雲端運算技術,整合各種服務及支付功能,營運報表從只能做當日查詢,演變為隨時當下查詢,對於經營管理者而言,更能即時的掌握店內現況。

四、銷售資訊系統的轉變

現在的POS系統和早期最大的差別,就是雲端技術的導入,透過公有雲的架構替企業主省下大筆購置主機、軟體、資料庫的費用,維護成本更低,也不用聘顧專門的資訊人員,更不用擔心設備折舊問題。

行動裝置及網路的普及,更是讓交易不侷限在實體店面,即使是展覽會場、攤車也能使用無線行動裝置快速結帳,許多店家更整合行動支付、電子發票等功能,提供消費者更多元的付款選擇,老闆也能即時了解營運狀態、隨時掌握銷售資訊。

五、POS能幫餐飲業做什麼?

老實說,餐飲業生意好不好,重點是做出來的東西好不好吃?口味符不符合客人期待?食材新不新鮮?店家選址是否正確?餐廳地點是百貨店或街邊店?服務品質如何?餐點價格、價位、定價策略?店面裝潢有沒有特色?有沒有創新的餐點或菜色?是否提供了其他服務?

因此資訊系統對餐飲業者來說並不是衡量賺錢的指標,請將他視為節省店家開支、提高營運效率的工具,現在餐飲業導入POS系統,已經不只為了帳務管理或防止員工監守自盜這類原因,更多的是資訊系統提供了店家更有效率的作業模式及服務,從而根本改善營運流程。

例如雲端點餐系統,減少了傳統紙本點餐所增加的點餐人力成本耗費,降低員工與顧客、廚房間來回溝通的時間成本,及可能因為紙本記錄、追加點菜、口味備註等出錯造成的顧客負評問題;紙本菜單同時又有排版印刷的成本,這些都會加重店家的營運成本。

而導入雲端線上點餐的店家,客人可透過手機、平板自助點餐取餐,店員同樣也能利用行動POS裝置進行桌邊點餐服務,點餐完成廚房自動印單,有效提升點餐及製餐效率,進一步提高餐廳的翻桌率。 台灣行動支付普及率達6成,國發會更是預期2025年台灣行動支付比率朝90%邁進;整合多元支付的資訊系統,協助餐廳業提供消費者多種付款方式,能吸引更多潛在顧客前往消費用餐。

《未完待續…》